Administratör/controller inom hemtjänst

Administratör/controller till Stockholms Demens och Specialteam, specialiserade inom minnessjukdomar och psykisk ohälsa

Om verksamheten

Stockholms Demens och Specialteam är ett privat hemtjänstföretag anknutna till Almegas kollektivavtal som har varit verksamma sedan år 2010. Verksamheten utför insatser i kundens egna hem utifrån biståndsbeslut och riktar sig främst till personer med demenssjukdomar samt psykiska och fysiska funktionsnedsättningar.

Verksamheten utför traditionell hemtjänst, boendestöd, ledsagarservice, avlösarservice samt hushållsnära tjänster och tilläggstjänster. Verksamheten bedrivs i flera stadsdelar i Stockholm och lokalen med tillhörande kontor finns på Södermalm, där denna tjänst är placerad.

I verksamheten finns verksamhetschef, biträdande verksamhetschef, administratör och gruppledare

Om tjänsten

Vi söker nu en administratör/controller till vår verksamhet. Detta är en ansvarsfull och krävande roll med ett stort ansvar för verksamhetens ekonomi, kvalitetssäkring och den dagliga driften. Du kommer att vara en viktig nyckelperson i verksamheten och en del av ledningsgruppen vilket gör att du behöver ha erfarenhet inom detta då rollen innebär ett stort ansvar inom företaget.

Tjänsten är på 100 %, måndag–fredag kl. 07.00–15.45.

Observera att det inte finns möjlighet till flextid eller arbete på distans då rollen kräver hög närvaro på verksamhetens lokal.

Vi tillämpar sex månaders provanställning och tjänsten kan tillsättas omgående. Urval och intervjuer sker löpande.

Arbetsuppgifter och ansvar (urval)

Administration och system:

Verksamheten använder ett system som heter Paragå där personalen registrerar varje kundbesök i en app som sedan kontrolleras dagligen utav administratör. Verksamheten får endast ersättning för den tid som personalen har registrerat korrekt vilket innebär att administratören behöver vara mycket noggrann i sin granskning och alltid ligga i fas för att kunna vidta direkta åtgärder.

Dina arbetsuppgifter är bland annat att dagligen granska varje registrerat besök och vidta åtgärder vid avvikelser samt se över effektivitet gentemot insatsschema (ca 30 personalscheman).

Du följer upp avböjda besök och andra avvikelser som har frångått utplanerade kundinsatser och har ett nära samarbete med övriga i ledningsgruppen gällande kunder och personal.

Du samtalar med och utreder personal vid avvikelser

Bemanning:

Du bemannar lång och kortsiktigt

Du upprättar arbetsscheman till nyanställda

Du planerar dagligen kunders insatsscheman och utgår från områden, personalkontinuitet och besökstider (ca 30 personalscheman per dag ). På grund av verksamhetens kundinriktningar blir det mycket ändringar och administratören måste kunna arbeta flexibelt och hitta nya effektiva lösningar gällande insatsscheman samt vid personalfrånvaro.

Underlag för löneutbetalning:

Du ser över faktiska arbetade tider, frånvaro, byte av dagar, övertid och avvikelser i Paragå. Utifrån granskningar fyller du i löneunderlag till lönekonsult

Övriga administrativa uppgifter:

Du har hand om att registrera och installera mobiltelefoner, registrera nycklar i nyckelskåp, uppdatera information i pärmar etc. Du behöver därför vara tekniskt lagd och kunna lära dig olika uppgifter snabbt

Samarbete i ledningsgruppen

• Nära samarbete och överrapportering till verksamhetschef och biträdande verksamhetschef
• Dagligen svara på inkommande mail och telefonsamtal från personal, kunder och externa personer och verksamheter
• Täcka upp för kollegor vid korttidsfrånvaro och planera tillsammans för god effektivitet och närvaro

Kvalifikationer – krav

• Erfarenhet av Paragå eller andra system som utgör ersättning till verksamhet
• Flera års erfarenhet av samordnande arbete inom hemtjänst då rollen skiljer sig mot en samordnande roll inom tex äldreboende och LSS-boende
• Mycket god svenska i tal och skrift
• God datorvana och administrativ förmåga

Personliga egenskaper

• Ha bra kunskap inom matematik och ekonomi
• Ansvarstagande, lojal och stresstålig
• Trygg i ditt ledarskap och bekväm med svåra samtal
• Strukturerad, noggrann och lösningsfokuserad
• Professionell och ödmjuk i ditt bemötande
• Förstår vikten av struktur, framförhållning och tydliga arbetssätt
• Vara införstådd med att det krävs flexibilitet tillsammans med dina kollegor i ledningsgruppen gällande planering utav arbetstider, frånvaro och ledigheter

Övrigt

Tjänsten kan komma att tillsättas under annonsens publiceringstid. Tjänsten kan tillsättas omgående