Handläggare med fokus på kommunikation

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna. Vill du bidra till att göra information tydlig, tillgänglig och enkel att använda för vår målgrupp? Brinner du för kommunikation och har förmågan att förklara komplex information på ett begripligt sätt, samtidigt som du vill arbeta strategiskt, utveckla digitala verktyg och samverka med arkiv och registratur? Rollen som handläggare med fokus på kommunikation är en nyinrättad tjänst och det finns goda möjligheter till att sätta sin personliga prägel på tjänsten och utforma dess innehåll. Varmt välkommen med din ansökan! Välkommen till oss Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) ingår i avdelningen för personal-och kompetensförsörjning. ARF fungerar som en stöd- och specialistfunktion inom informationshantering för både förvaltningen och skolorna. Vi strävar efter att skapa en såväl modern, rättssäker och effektiv informationshantering som en god offentlighetsstruktur. Här arbetar bland annat registratorer, arkivarier, en jurist, en och två samordnare för arkiv och registratur. Vi sitter centralt i lokaler på Hantverkargatan, Kungsholmen. Vi erbjuder Hos oss får du chansen att bli en del av ett team med erfarna medarbetare där du kan dra nytta av kollegornas breda kunskap samtidigt som du bidrar med din egen erfarenhet och kompetens. Vi erbjuder en arbetsplats präglad av kompetens, öppenhet och trygghet, där vi uppmuntrar självständigt arbete samtidigt som vi tar gemensamt ansvar för informationshanteringen.  Vi erbjuder dig: Flexibel arbetstid och arbetsplats – vi tror på balans mellan arbete och fritid. En modern arbetsmiljö – vi skapar utrymmen för både fokus och samarbete. Möjlighet att påverka – vi lyssnar på idéer och testar nytt. Ett meningsfullt uppdrag – vi bidrar till att skolor fungerar bättre varje dag. Friskvårdsbidrag och semesterväxling. Centralt belägen arbetsplats på Kungsholmen, nära tunnelbanan och pendeltåg.  Din roll Som handläggare hos oss arbetar du nära både arkiv och registratur. Tillsammans gör vi information om arkiv, registratur och informationshantering tydlig, tillgänglig och lätt att använda. Kommunikation är en viktig del genom hela uppdraget – du utvecklar hur vi når ut, hur vi formulerar oss och hur vi gör komplex information enkel att förstå. Kommunikation om informationshantering Du har en central roll i att forma och utveckla kommunikationen kring arkiv-, registratur- och informationshanteringsfrågor. Du är webbredaktör för samarbetsytan för informationshantering i Microsoft 365 och ansvarar för att nyheter, förändringar och vägledningar kommuniceras tydligt och målgruppsanpassat. Du skriver och producerar texter, rutiner och utbildningar – och kompletterar dem vid behov med filmer för att öka förståelse och spridning. Du ansvarar även för strukturen i utbildningsplattformen, så att information och kurser presenteras på ett tydligt och användarvänligt sätt. Ansvar för verktyget för Hanteringsanvisningarna Hanteringsanvisningarna ger vägledning kring hur information ska hanteras. Du ansvarar för att förvalta och utveckla den tekniska lösningen i Microsoft 365 och ser till att informationen presenteras på ett tydligt och användarvänligt sätt. Tillsammans med arkiv och registratur utvecklar du verktyget som idag finns i Microsoft 365 Lists och bidrar till att användarna förstår och kan tillämpa anvisningarna i sin vardag. Hålla ihop kontaktnätverk I kontaktnätverken är du navet för kommunikationen. Du skapar struktur och tydlighet i nätverkens teamskanal. Du planerar och projektleder både fysiska och digitala nätverksträffar. En viktig del av uppdraget är att säkerställa att kommunikationen med nätverken är löpande, relevant och lätt att ta till sig, så att deltagarna får kontinuerligt stöd och kan följa utvecklingen inom informationshantering. Strategiskt arbete och projektledning Du tar fram styrande dokument och stödmaterial – exempelvis riktlinjer för e-post och kontinuitetsplan – och gör dem begripliga och lättanvända. Du initierar och leder projekt, utvecklar idéer och följer upp resultat. Genom att omsätta komplexa krav till tydliga formuleringar bidrar du till långsiktig utveckling inom informationshantering. Din kompetens och erfarenhet Vi söker dig som har: flerårig och aktuell arbetslivserfarenhet av strategisk och målgruppsanpassad kommunikation utbildning inom kommunikation eller annan utbildning/arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig flerårig och aktuell erfarenhet av att förvalta och utveckla lösningar i Microsoft 365. mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska – både i tal och skrift Vi ser det som meriterande om du har: erfarenhet av att driva utvecklingsprojekt erfarenhet av att arbeta inom offentlig verksamhet erfarenhet av att arbeta med registratur, arkiv eller informationshantering kunskap om offentlighet, sekretess och lagar som styr informationshantering Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och vid följande kompetenser: Vi söker dig som har en god kommunikativ förmåga och uttrycker dig tydligt och professionellt i både tal och skrift. Du anpassar din kommunikation efter mottagare och situation. Du arbetar självständigt och har tar eget ansvar för dina arbetsuppgifter. Du arbetar metodiskt och organiserat, med god förmåga att planera, följa upp och dokumentera ditt arbete Du behöver även ha ett strategiskt förhållningssätt och förmåga att se helheten. Du analyserar nuläge och framtida behov, identifierar utvecklingsmöjligheter och planerar ditt arbete med ett långsiktigt och framåtblickande perspektiv. Övrigt I denna rekrytering  ingår det tester i bedömningen i samband med urval. Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.