Vikariat administratör Academic Housing

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 58 000 studenter och 6800 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Academic Meetings & Housing är den sektion inom Serviceenheten som arbetar med universitets konferenser och event samt med administration och uthyrning av student- och forskarbostäder. Anställningen avser ett vikariat vid Academic Housing, den del av verksamheten som arbetar med uthyrning av tillfälliga student- och forskarbostäder. Academic Housing erbjuder bostäder, råd och stöd för inkommande internationella studenter och forskare. Vid Academic Housing arbetar idag sex personer med de administrativa uppgifterna kring uthyrningen. Arbetet sker i nära samarbete med kollegor inom Serviceenheten som sköter praktiska ärenden kring bostäderna.   Arbetsuppgifter  Arbetet innebär service och gästkontakt, främst via mejl och telefon, samt hantering av bokningar, hyreskontrakt, fakturering och enklare ekonomiadministration. Du kommer bland annat att arbeta med: • arbete i bokningssystem för uthyrning av bostäder • ekonomiadministration som till exempel avisering/fakturering, attest och uppföljning • kontakter med internationella studenter och forskare som söker bostad och/eller information • kontakt med personal inom universitetet gällande bostadsuthyrning och ekonomi • kontakt med externa leverantörer samt leverantörsbeställningar • hantering av informationsmaterial och hyreskontrakt • medverka vid informationstillfällen och aktiviteter Kontakter sker på både svenska och engelska. Andra arbetsuppgifter av administrativ eller praktisk art kan förekomma. Arbetet sker i en dynamisk miljö där rollen kan komma att utvecklas över tid och i takt med verksamhetens behov. Arbetet utförs i samarbete med kollegor som hanterar liknande frågor. Tillsammans bildar ni ett arbetslag med hög grad av självstyre och egenansvar.   Kvalifikationer  För att lyckas i rollen krävs att du har: • eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig • erfarenhet av administrativt arbete • erfarenhet av arbete med kundsupport eller liknande serviceyrke • erfarenhet av arbete i digitala miljöer och system • god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska Stor vikt läggs vid att kunna samarbeta och avlasta varandra i gruppen för en kreativ och god arbetsmiljö. Följande erfarenhet är meriterande: • att ha arbetat i bokningsprogrammet Din Hyresvärd eller liknande system • att ha arbetat i ekonomisystemet Agresso eller liknande system • att ha arbetat med uthyrning av bostäder, till exempel från bostadsföretag • att ha arbetat med internationella studenter och/eller internationell personal • att ha erfarenhet och/eller intresse för digitalisering och digitala verktyg Det är också meriterande om du genom tidigare erfarenheter har kännedom och kunskap om Göteborgs Universitetets verksamhet och organisation och/eller tidigare arbete med uthyrning av bostäder i en akademisk verksamhet. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Du är kreativ och lösningsorienterad samt behärskar att prioritera bland olika arbetsuppgifter. Du kan självständigt planera och organisera ditt arbete och trivs i en administrativ roll. Arbetet ställer stora krav på servicekänsla, noggrannhet, initiativrikedom, flexibilitet och samarbetsförmåga.   Anställning  Anställningen är ett vikariat, 12 månader på heltid (100%). Placering för anställningen är Academic Meetings & Housing, Serviceenheten. Tillträde för anställningen är enligt överenskommelse men önskvärt är tillträde snarast. Kontor finns i centrala Göteborg. Göteborgs universitet erbjuder möjlighet till distansarbete upp till 2 dagar i veckan under förutsättning att det är möjligt utifrån verksamhetens behov.   Kontaktuppgifter för anställningen  Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta sektionschef Evelina Wahlsten, evelina.wahlsten@gu.se.   Fackliga organisationer  Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande    Ansökan  Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.  Ansökan ska vara inkommen senast: 2026-02-04 Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.